RODO na rynku najmu

Elżbieta Liberda        06 listopada 2018        Komentarze (0)

Jak RODO wpływa na wynajem mieszkań?

Od wejścia w życie „sławnego” RODO upłynęło już kilka miesięcy. Temat ten przestał być już tak medialny, bo z każdej strony nie atakują nas reklamy typu – „Przygotuj się na wejście RODO” czy nawet specjalne szafki dostosowane do przepisów (KLIK). Rozporządzenie jednak cały czas obowiązuje. Od 25 maja 2018 r., kiedy przepisy RODO weszły w życie, do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęło ponad 2,5 tysiąca skarg na łamanie przepisów rozporządzenia. Skala zagadnienia jest szokująca, bo w całym 2017 r. takich skarg wpłynęło zaledwie 3 tysiące. Dotyczą one głównie wymuszania zgody na przetwarzanie danych osobowych, przesyłania przez firmy niechcianej korespondencji lub też innych kwestii.

Czym jest RODO?

RODO, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwane też ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych jest aktem prawnym, który reguluje obszar ochrony danych osobowych w całej Unii Europejskiej. Przepisy RODO obowiązują od 25 maja 2018 r.

Kogo dotyczy?

Do przestrzegania przepisów RODO zobowiązane są wszystkie firmy, które działają na terenie Unii Europejskiej. Nie ma wpływu czy działalność prowadzona jest w formie jednoosobowej działalności gospodarczej, czy w ramach spółki. Niewątpliwie w sytuacji zawarcia umowy najmu mieszkania, najemca powierza wynajmującemu swoje dane osobowe takie jak: imię, nazwisko, PESEL, numer komórkowy, adres email oraz inne.

W sytuacji, gdy wynajmujący jest osobą fizyczną i przetwarza dane osobowe najemcy w ramach czynności o charakterze domowym lub osobistym, czyli nie związanym z działalnością zawodową lub handlową przepisy RODO go nie dotyczą.

Jeśli jednak wynajmujący, zajmuje się wynajmem mieszkań i lokali w sposób zawodowy, czyli jest na przykład agentem nieruchomości lub prowadzi działalność z tym związaną, a także w sytuacji, gdy zajmuje się najmem krótkoterminowym (wykorzystując np. portal typu Airbnb lub Booking) zobowiązany jest do przestrzegania przepisów omawianego Rozporządzenia.

Jak zrobić to w praktyce?

Jeśli znajdujesz się w sytuacji, w której musisz przestrzegać  RODO pamiętaj, że dane muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, rzetelnie i w sposób przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. Jako wynajmujący, co do zasady, jesteś też administratorem danych osobowych. Twoim obowiązkiem będzie spełnienie powyższych reguł i odpowiednie udokumentowanie tego faktu.

Na przetwarzanie danych osobowych należy uzyskać zgodę najemcy. Może ona przyjąć formę osobnego dokumentu (umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych) lub odpowiednio sformułowanej klauzuli w umowie najmu.  Zgoda musi być dobrowolna, nie można uzależniać zawarcia lub wykonania umowy od uzyskania zgody, jeśli nie jest to niezbędne do realizacji umowy. Najemca może również wycofać taką zgodę. Najlepiej będzie, gdy uczyni to w takiej samej formie w jakiej dane powierzył.

Pamiętaj, żeby zawsze poinformować najemcę o wszelkich ryzykach, zasadach i jego prawach dotyczących przetwarzania jego danych osobowych. Dane osobowe powinny być przechowywane jedynie przez minimalny wymagany okres. Należy ustalić odpowiedni termin ich usunięcia, a także jeśli nadal są potrzebne określić terminy ich okresowego przeglądu. W ciągu całego okresu przetwarzania danych, wynajmujący musi zapewnić przetwarzanym danym odpowiednie bezpieczeństwo i poufność. Pamiętać należy, że najemca ma prawo do bezpłatnego uzyskania informacji na temat działań związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

Warto pamiętać, że jeśli wynajmujący powierza dane innym podmiotom np. księgowej czy firmie zarządzającej najmem, powinien wybierać podmioty godne zaufania. Najlepiej będzie podpisać z nimi umowę powierzenia danych osobowych.

Sankcje

Rozporządzenie to nie tylko suche przepisy. Obecnie odbywa się coraz więcej kontroli, a Prezes UDO poinformował, że będą one skupiać się m.in. na zabezpieczeniach rejestrów publicznych, giełdy długów, a także przetwarzania danych osobowych w placówkach edukacyjnych, ze szczególnym uwzględnieniem żłobków i przedszkoli.  Rynek wynajmu pozostaje poza głównym celem kontroli, ale nie znaczy to, że takie kontrole nie mogą się pojawić. Warto zadbać o prawidłowe przestrzeganie zasad dotyczących przestrzegania danych osobowych. Rozporządzenie wprowadziło sankcje za naruszenie przepisów dotyczących przetwarzania danych osobowych, ustalając górny zakres do 20 000 000 euro lub 4 proc. całkowitego rocznego światowego obrotu przedsiębiorcy z roku obrotowego poprzedzającego rok obrotowy, w którym nastąpiło dane naruszenie.

W przypadku pytań i wątpliwości zachęcamy do kontaktu z Kancelarią.

Zachęcamy również do śledzenia naszego profilu na Facebooku: KLIK

{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }

Dodaj komentarz

Poprzedni wpis:

Następny wpis: