Kiedy do transakcji potrzebować będziemy APOSTILLE?

To często zadawane pytanie… Szczególnie, że nie zawsze strony umowy mogą być jednocześnie na akcie notarialnym i bywa, że przebywają za granicą.

Jeżeli Klient, strona przyszłej transakcji przebywa za zagranica, a chce sprzedać albo kupić nieruchomość w Polsce, nie musi być obecna przy zawarciu umowy, ale jest zobowiązana wówczas wyznaczyć pełnomocnika, który zajmie się wszelkimi formalnościami.

W tym celu musi udać się do notariusza w kraju, w którym w danym momencie przebywa i dokonać czynności udzielenia pełnomocnictwa (w większości przypadków wymagana jest treść pełnomocnictwa już gotowego, notariusz poświadcza niejako złożenie podpisu).

Następnie akt ten należy zaopatrzyć w klauzulę apostille.

W większości państw, które ratyfikowały Konwencję haską, wydaje ją Ministerstwo Spraw Zagranicznych, ale może się zdarzyć, że odpowiedzialne są za to urzędy lub sądy.

Klauzula apostille jest to zatem poświadczenie pełnomocnictwa do zakupu będą sprzedaży nieruchomości położonej w Polsce, podczas gdy sprzedawca nieruchomości będą nabywca nieruchomości (mocodawca) przebywa poza granicami Polski.

Jak to sprawnie przeprowadzić ?

• W pierwszej kolejności należy wybrać osobę, która zostanie pełnomocnikiem występującym w imieniu sprzedawcy/nabywcy, która przebywa poza granicami Polski., np. agent nieruchomości, ktoż z rodziny, radca prawny
• Następnie w celu sporządzenia takiego pełnomocnictwa należy udać się do notariusza w państwie, w którym mieszka sprzedawca/nabywca nieruchomości.
• Notariusz winien sporządzić pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego. Prawo polskie przewiduje, że pełnomocnictwo musi zostać udzielone w takiej samej formie, jaka wymagana jest do dokonania danej czynności prawnej. W przypadku zakupu lub sprzedaży nieruchomości musi być to zatem forma aktu notarialnego.
• W przypadku, gdy w danym kraju przepisy prawa nie przewidują formy aktu notarialnego, wtedy dokument pełnomocnictwa należy sporządzić w takiej formie, jaka będzie zgodna z prawem obowiązującym w państwie, w którym pełnomocnictwo zostanie sporządzone.
• W treści pełnomocnictwa należy szczegółowo opisać oznaczenie nieruchomości, jej położenie, cenę sprzedaży, sposób płatności.

Proces uzależniony jest też od tego, czy państwo w którym mieszka mocodawca przystąpiło do konwencji haskiej z dnia 5 pazdziernika 1961 r.

Powyższa konwencja ma zastosowanie do dokumentów urzędowych, które zostały sporządzone na terytorium jednego z Umawiających się Państw i które mają być przedłożone na terytorium innego Umawiającego się Państwa.

W przypadku, gdy kraj w którym znajduje się mocodawca:

• Jest stroną wyżej wymienionej konwencji haskiej, poświadczenie pełnomocnictwa polegać będzie na uzyskaniu ?klauzuli apostille?
• Nie jest stroną konwencji haskiej, poświadczenie pełnomocnictwa polegać będzie na legalizacji dokumentu.

wykaz państw, będących stroną konwencji haskiej z 1961 r. znajduje się na stronie internetowej: https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=41

Klauzula apostille to poświadczenie, że dany dokument jest autentyczny.

Dla uzyskania klauzuli apostille należy złożyć wniosek do właściwego urzędu, przedkładając jednocześnie oryginał dokumentu, na który ma być nadana klauzula.

Legalizacja dokumentu:

W sytuacji, gdy państwo nie jest stroną konwencji haskiej, niezbędna jest w takim przypadku legalizacja dokumentu.

Legalizacji dokumentu dokonuje się dwustopniowo. W pierwszej kolejności dokument legalizuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych, lub właściwy organ miejscowy.

Następnie, w polskim konsulacie lub ambasadzie, uzyskać trzeba dodatkową legalizację w postaci klauzuli o zgodności dokumentu z prawem obowiązującym w miejscu jego wystawienia.

Na koniec trzeba przetłumaczyć na język polski klauzulę apostille będą też zalegalizowany dokument. Tłumaczenie zawsze musi zostać wykonane przez tłumacza przysięgłego.